Jawaban M07 Latihan Soal : Konsep dan Fungsi Aspek Manajemen dan Organisasi

 A. Jawaban Pilihan Ganda


1. a. Perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian.


2. a. Pengambilan keputusan yang sistematis untuk menciptakan nilai.


3. c. Berbasis keputusan menggunakan data dan analisis.

 

4. b. Perumusan visi, misi, dan strategi jangka panjang.

  

5. b. Kesatuan perintah.


6. b. Identifikasi tujuan dengan kriteria SMART.


7. b. Mengatur sumber daya manusia dan material.


8. c. Pengarahan.

  

9. b. Analisis penyimpangan kinerja dan tindakan korektif.

  

10. b. Sistem sosial dengan struktur formal untuk mencapai tujuan bersama.

  

11. b. Memiliki struktur formal dan hierarki yang jelas.


12. b. Perusahaan dengan spesialisasi tinggi dalam fungsi tertentu.

  

13. b. Potensi konflik akibat pelaporan ganda.


14. b. Kolaborasi dengan vendor atau mitra eksternal.

 

15. b. Manajemen sebagai otak, organisasi sebagai tubuh.


16. a. Ukuran organisasi dan lingkungan eksternal.

  

17. b. Mengoptimalkan penggunaan sumber daya melalui perencanaan.


18. b. Konflik akibat pelaporan ganda.


19. b. Menerapkan pendekatan manajemen perubahan seperti model Kotter.


20. b. Memfasilitasi komunikasi dan kolaborasi tim.


B. Jawaban Uraian 


1. Perbedaan Manajemen Puncak, Menengah, dan Lini Pertama dalam Proyek Pembangunan Gedung:

- Manajemen Puncak: Bertanggung jawab atas visi, misi, dan strategi keseluruhan proyek.  

Contoh: Direktur Proyek menetapkan tujuan pembangunan gedung dan menentukan anggaran keseluruhan.

- Manajemen Menengah: Menghubungkan strategi manajemen puncak dengan operasional.  

Contoh: Manajer Konstruksi membagi proyek ke dalam beberapa tahap (fondasi, struktur, finishing) dan mengoordinasikan tim.

- Manajemen Lini Pertama: Mengawasi pekerjaan sehari-hari dan operasional teknis.  

Contoh: Supervisor Lapangan mengarahkan tukang bangunan dan teknisi sesuai rencana kerja harian.


2. Langkah-langkah Fungsi Perencanaan Manajemen dan Penerapan SMART:

- Langkah-langkah Perencanaan:

  1. Menetapkan tujuan.

  2. Mengidentifikasi sumber daya.

  3. Menyusun rencana tindakan.

  4. Menetapkan jadwal dan anggaran.

  5. Mengidentifikasi risiko dan alternatif.

- Penerapan SMART:

  - Specific: "Membangun gedung 15 lantai."

  - Measurable: "Selesai dalam 18 bulan."

  - Achievable: "Menggunakan teknologi konstruksi cepat."

  - Relevant: "Untuk memenuhi kebutuhan kantor baru."

  - Time-bound: "Dimulai Juli 2025 dan selesai Desember 2026."


3. Prinsip “Kesatuan Perintah” menurut Henry Fayol dan Penerapannya di Struktur Matriks:

- Definisi: Setiap karyawan hanya menerima perintah dari satu atasan langsung.

- Penerapan di Matriks: Dalam struktur matriks, untuk menghindari kebingungan perintah dari dua atasan (fungsi dan proyek), dibuat kejelasan peran, misal:

  - Tim proyek melapor ke Manajer Proyek untuk tugas proyek.

  - Untuk pengembangan karier atau administratif, tetap melapor ke Kepala Departemen.


4. Kelebihan dan Kekurangan Struktur Organisasi Divisional:

- Kelebihan:

  - Fokus pada hasil di setiap divisi (produk/layanan/daerah).

  - Fleksibilitas dalam keputusan operasional.

- Kekurangan:

  - Duplikasi sumber daya (HR, keuangan).

  - Risiko konflik antar divisi.

- Contoh Perusahaan: PT. ON YOUR SAN menggunakan struktur divisional berdasarkan produk (makanan dan minuman).


5. Fungsi Pengarahan dalam Meningkatkan Motivasi Tim dan Contoh Teori Maslow:

- Pengarahan: 

  Memotivasi, mengarahkan, dan membimbing anggota tim agar mencapai tujuan proyek.

- Contoh Penerapan Maslow:

  - Kebutuhan dasar: Menyediakan makan siang di lokasi proyek.

  - Kebutuhan keamanan: Menyediakan asuransi kecelakaan kerja.

  - Kebutuhan sosial: Mengadakan gathering antar tim proyek.

  - Kebutuhan penghargaan: Memberikan penghargaan "Pekerja Terbaik Bulanan."

  - Kebutuhan aktualisasi diri: Memberikan kesempatan pelatihan skill baru.


6. Tahapan Fungsi Pengendalian Manajemen dan Contoh Koreksi di Proyek Software:

- Tahapan:

  1. Menetapkan standar kinerja.

  2. Mengukur kinerja aktual.

  3. Membandingkan kinerja aktual dengan standar.

  4. Mengambil tindakan korektif jika ada penyimpangan.

- Contoh Tindakan Korektif: Jika pengembangan aplikasi terlambat 2 minggu, manajer menambah jumlah programmer atau melakukan overtime.


7. Hubungan Manajemen dan Organisasi dalam Proyek, Contoh di Proyek TI:

- Hubungan:  

  Manajemen merencanakan, mengarahkan, dan mengontrol sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan proyek.

- Contoh Proyek TI: Organisasi TI menyediakan tim developer dan infrastruktur server, sedangkan manajemen mengoordinasikan mereka untuk menyelesaikan sistem ERP tepat waktu.


8. Faktor yang Memengaruhi Hubungan Manajemen dan Organisasi, serta Pengaruh Budaya Organisasi:

- Faktor:

  - Ukuran organisasi

  - Lingkungan eksternal

  - Teknologi

  - Struktur organisasi

- Budaya Organisasi yang Mendukung Manajemen Efektif:

  - Budaya yang terbuka pada inovasi mempercepat adaptasi strategi baru.

  - Budaya berbasis kolaborasi meningkatkan koordinasi lintas departemen.


9. Tiga Tantangan Struktur Organisasi Tim dan Solusinya:

- Tantangan:

  1. Kurangnya kejelasan peran → Solusi: Definisikan job description sejak awal.

  2. Konflik antar anggota tim → Solusi: Terapkan mediasi dan sesi komunikasi terbuka.

  3. Kurangnya komitmen → Solusi: Tumbuhkan sense of ownership melalui penghargaan dan keterlibatan dalam pengambilan keputusan.


10. Dukungan Manajemen dan Organisasi terhadap Adaptasi Perubahan (Kasus Kenaikan Biaya Material):

- Peran Manajemen:

  - Melakukan reforecast anggaran.

  - Negosiasi ulang kontrak dengan vendor.

- Peran Organisasi:

  - Memberikan sumber daya tambahan.

  - Menyesuaikan timeline proyek.

- Contoh: Ketika harga besi naik, manajemen proyek melakukan redesign struktur untuk menggunakan material alternatif tanpa mengorbankan kualitas, dan organisasi mendukung dengan mempercepat persetujuan perubahan tersebut.


C. Studi Kasus: Kasus 1: Proyek Pengembangan Aplikasi E-Commerce


1. Bagaimana manajer proyek dapat mengatasi konflik akibat pelaporan ganda dalam struktur matriks?


Solusi Manajer Proyek:

- Tegaskan peran dan tanggung jawab: Manajer proyek harus mengadakan rapat klarifikasi untuk memastikan semua anggota tim memahami garis komando.  

Misal: dalam tugas proyek e-commerce, pengembang hanya menerima instruksi teknis harian dari manajer proyek.

- Perjelas prioritas kerja: Tetapkan bahwa instruksi terkait proyek spesifik (pengembangan aplikasi) harus menjadi prioritas utama selama durasi proyek.

- Komunikasi terjadwal: Adakan meeting rutin koordinasi antara manajer proyek dan kepala departemen IT untuk sinkronisasi instruksi.

- Gunakan alat kolaborasi: Platform seperti Microsoft Teams atau Trello (yang cocok dengan gaya kerja PT. ON YOUR SAN yang sedang go digital) untuk mendokumentasikan tugas-tugas resmi sehingga tidak ada “instruksi informal” yang membingungkan.

- Pembuatan RACI Matrix: (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) untuk mendefinisikan siapa yang bertanggung jawab atas apa.


2. Jelaskan langkah-langkah fungsi pengendalian yang dapat diterapkan untuk mengatasi pembengkakan anggaran.


Langkah-langkah Fungsi Pengendalian:

1. Menetapkan standar anggaran: Rp200 juta harus dijadikan patokan utama, dengan sub-pembagian seperti biaya pengembang, UI/UX, testing, pemasaran.

   

2. Mengukur kinerja aktual: Setiap minggu, manajer proyek harus menerima laporan biaya aktual yang sudah dikeluarkan (misal Rp yang digunakan untuk gaji pengembang, lisensi software, dsb).

   

3. Membandingkan dengan standar: Cek apakah pengeluaran di setiap pos (seperti biaya pengembangan backend) masih dalam batas wajar atau sudah over.

   

4. Menganalisis penyimpangan: Jika biaya pengembang melebihi 20% dari rencana, lakukan analisis: apakah karena scope creep (penambahan fitur) atau kesalahan estimasi awal?

   

5. Mengambil tindakan korektif:  

   - Negosiasi ulang dengan pengembang (mungkin scope dikurangi).

   - Cari opsi outsourcing bagian tertentu (seperti testing) untuk lebih hemat.

   - Menyusun ulang prioritas fitur (mengutamakan fitur minimum viable product / MVP agar aplikasi tetap selesai tepat waktu dan biaya).

   

3. Jika proyek mengalami keterlambatan 1 bulan, bagaimana manajemen dan organisasi dapat menyesuaikan rencana untuk tetap memenuhi tujuan?


Penyesuaian Manajemen dan Organisasi:

- Revisi timeline proyek: Buat fast-tracking dan crashing, yaitu mempercepat pekerjaan dengan paralel task atau menambah sumber daya untuk bagian kritis (misalnya menambah 1 desainer UI/UX freelance untuk mempercepat pembuatan halaman).

  

- Redefinisi deliverable: Fokuskan peluncuran aplikasi dengan fitur utama terlebih dahulu (basic e-commerce: katalog, cart, checkout), fitur tambahan (wishlist, review) bisa ditunda untuk versi update berikutnya.


- Komunikasi dengan stakeholder: Karena PT. ON YOUR SAN kini lebih terbuka secara digital, perlu pemberitahuan formal kepada stakeholder (seperti tim marketing internal) tentang perubahan jadwal peluncuran, sehingga kampanye promosi bisa disesuaikan.


- Penyesuaian alokasi sumber daya: Misal, jika staf pemasaran awalnya dialokasikan penuh ke fase promosi, sebagian bisa dialihkan membantu pengujian aplikasi untuk mempercepat QA (Quality Assurance).


Kesimpulan Umum:

Manajer proyek di PT. ON YOUR SAN harus memaksimalkan fungsi-fungsi manajemen klasik: komunikasi, koordinasi, kontrol biaya, dan adaptasi fleksibel agar proyek e-commerce ini tetap sukses walaupun menghadapi konflik struktural dan kendala anggaran.

Comments

Popular Posts